8个简单高效的时间管理技巧



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    编者按: 原文来自Erin Osterhaus发布在quickbooks上的一篇文章。

    当我们开创自己的事业的时候,我们会越发感觉到时间的珍贵。自己当老板固然是很多人梦寐以求的事情,但随之而来的是铺天盖地的事务和责任。我们的任务清单中总有做不完的事情。各种公司相关的账单,清单,应酬,市场等任务列表,旧的还没有完成,新的又接踵而来。常巴不得一天有48个小时,一天当两天来用。

    除了事业,我们还要兼顾工作和家庭的时间平衡。这时,时间管理的一些诀窍就成为我们的必修课了。有些深谙此道的创业者应对起来可谓游刃有余,事业家庭两不误,且都发展的有声有色的。而另外一部分人却会焦头烂额,疲于奔命。

    如果你是属于后者,则很应该往下读完这篇文章。通过下面的时间管理诀窍,你完全可以自主的控制好自己的时间,让你工作起来更有效率,更高产,更举重若轻。同时,通过这些诀窍,你完全可以在公司中就完成你的任务,让你回家后留更多时间陪伴你的小孩,爱人。

    1. 设定明确可达成的目标

    目标设定,对于任何优秀的时间管理策略来说都是至关重要的一环。为了确保你的各种活动是和你事业发展的方向一致的,无论是要设定长期还是短期的目标,你都必须要确保目标的明确性和可达成性。

    举个栗子,假如你给自己定了个目标:“让公司增长"。当你真要执行时,你将会发现自己无所适从,都不知道该从哪个地方开始着手。

    为了解决这个问题,很多公司发现SMART时间管理方法论能很好的方案,相信不少人也早有耳闻。其中:

    • S是Specific缩写,即具体

    • M是Measurable缩写,即可测量

    • A是Attainable缩写,即可达成

    • R是Relevant的缩写,即相关性

    • T是Time-bound的缩写,即时间约束

    很明显,上面“让公司增长”的目标是不符合SMART原则的。下面我们通过一个新的示例来阐述怎么设定一个好的目标。

    比如一个新目标是:”在未来6个月时间里,将网站浏览量每月独立访客从当前的1000每月增长到5000每月。” 那么我们能清楚看到,这个目标是和SMART原则相吻合的,故而是个好的目标设定:

    • 具体: 要达成的目标清晰明了

    • 可测量:目标能够通过工具进行测量。比如这个例子中的浏览量是否达到预期目标,通过百度统计就能查看到

    • 可达成:相比空泛的说要提升网站浏览量,或者设置一个不可企及的浏览量,这个任务的目标数字相当明确,看上去也是在保持合理的同时不乏雄心

    • 相关性:这个任务的目标不是空洞的说去提升网站的月访问量,因为月访问量可以是同一个用户通过工具不停刷新造假出来的,而是去提升每月独立访客的访问量,这个可是和新用户增长相关的关键数据 - 亦即和我们公司的发展息息相关

    • 时间约束:任务明确表示了6个月的时间约束来达成这个目标

    一旦你根据SMART原则把目标建立好了。你就可以反过来对目标进行细化分解,将大的目标细化成每一步要完成的任务,然后该安排给别人的安排给别人,该自己完成的自己完成。其他和目标无关的任务都是浪费时间和生命。你的日常工作就应该围绕着这些能够对你公司发展有帮助并带来收益的任务,而不是去做一些无用功。

    2. 要事优先

    一旦我们建立好目标并将目标细化成各项任务之后,我们并不是就急着要去一项项的去执行,而是要对这些任务排好优先级。

    《要事优先》的作者Stephen Covey给我们该如何给我们的任务排序提供了很好的指导方针,即著名的时间管理四象限。我们应该根据不同的情况将任务放到不同的象限中去:

    • 重要紧急:一旦你的任务跌落到这个象限,这个任务就必须要被立刻执行。这个象限中的任务必须要被清空了,你才能将注意力移到其他对时间紧迫性没那么敏感的事项中去

    • 重要但不紧急:这个象限里面的任务应该是对你的事业有重要的影响,但对时间的紧迫性又不是很强的。比如你也许要去更新你的网站或者对公司的工资结构进行改革,这些都是对你公司的发展很重要,但又不急于要立刻做出改变的。

    • 紧急但不重要:这个象限中的任务会带来最大的噪音,但解决掉它们之后,又没有给我们带来多少可持续的价值。这种任务能找别人代劳的最好就交给下属去干吧。

    • 不紧急且不重要:这个象限的任务就没有什么优先级可言了。主要是用来给你装忙碌用的。不妨晚点再做吧。

    3. 勇于说不

    记住你是公司之主,别太不拿自己当老板。对于那些影响你专心处理重要紧急事情的请求,你都要毫不犹豫的勇于拒绝。

    4. 提前规划

    当我们上班来到公司时,如果对今天要做的事情完全没有概念,这该是多么的糟糕。相比说抓阄般的从待办任务列表中随便挑些任务进行乱枪打鸟,你会发现,如果你提前对一天的任务进行规划的话,你将会工作的更高效和愉悦。

    如果你能合理的对你一天的安排规划好,你就能一次只处理一个任务,而不是不同任务不停的切换,最终所有的任务可能都完成不了。

    你可以根据自己的特性,从以下选项中挑一个来对你一天的工作进行合理的规划:

    • 下班前进行规划: 当一天工作快结束时,你可以花15分钟的时间整理下你的办公桌,并整理出你明天需要完成的任务。你尝试后将会发现,这其实也是一个减压的好办法,第二天上班时你看到桌子如此整洁,会让你更愉快的开展昨天就定好的一天的工作

    • 早上进行规划:你可以早上提前一点到办公司,然后根据上面提及的时间管理四象限法则,整理出你今天需要完成的任务。事实证明,这其实就是你今天最高效的完成的第一个任务。

    5. 消除分神因素

    你可以尝试对一天的分神次数记录下来。比如你正在处理重要事情的时候被别人打断的次数, 以及因为自己的原因被打断的次数,特别是被现在社交媒体打断的次数。智能手机给我们带来了极大的便利,同时,它往往也是浪费我们大量时间并让我们分神的罪魁祸首。

    要形成强大的意志力不受外界影响,我们也许需要大量的练习。但,我们也可以尝试把门关上,关掉你的手机,来让你更专注于你的任务。

    6. 权力下放

    如果你有幸招聘到了优秀的员工,一个时间管理非常有效的工具就是“权力下放”。小公司创始人经常犯的一个错误就是大事小事一把抓,真当自己是诸葛亮。其实,小公司能够成功的很重要一个原因就是创始人能够保持警惕,能敏锐的察觉到横在公司前面的路障,以及如何才能让公司不被绊倒。而一些具体的任务你应该去找到合适的人员来执行,这也是你招聘他们进来的原因之一,难道不是吗?

    7. 时间跟踪

    你一周真正高效运用的时间究竟有多少呢?时间跟踪工具能够让你了解你每个任务所花费的时间。让你更好的把握自己的时间都花到哪去了。

    8. 劳逸结合

    最后这个诀窍往往会被人们遗忘。要知道,时间管理,我们才是主角,是我们去对时间进行管理,而不是让自己被时间压迫着走。所以,我们要懂得善待自己才能更好的管理好时间 - 比如获得充足的睡眠和坚持锻炼。

    一份哈佛的研究报告指出,睡眠不足会让一个一个人一年平均丢掉11.3天的高效生产力。而另外一份报告则指出,日常的锻炼能够帮助我们提升注意力,提高记忆力,加速学习能力,甚至能帮我们减压。

    工作之余,每天和你爱的人共度一些快乐时光,对你的精神健康来说非常重要。同时,这又会反过来让你对工作更充满冲劲和激情。


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